福祉のエクセル「参照〜他のシートから値をとる方法」

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福祉のエクセルと題して主に福祉職が利用者の記録などで使えるエクセルの機能を紹介していこうと思います。

前回取り上げた利用者記録表を元に、このエクセルを作成する上で必要な技術を書いていきます!

利用者記録表の記事はこちら。

福祉のエクセル「利用者の記録表」

 

第一回は参照です。

あるセルに他のセルを代入することを参照と言います。

「=指定したいセル」で参照をすることができます。(エクセルの式は日本語を使うとき以外は全て半角英数を使います)

参照は同じシート内はもちろん。他のシートから参照することもできます。

 

前回紹介した利用者の記録では行動種別の入っているA〜Dのセルは4月を基準にして5月〜3月で参照を使っています。そのため、基準となる4月さえ入力することで他のセルも連動します。

今回も同じエクセルファイルを使うのでサンプルとして利用してください。

利用者記録表

 

参照の使い方

例えば、前回の記録表で5月のA1に4月のA1を参照したい場合は

5月のシートのA1に「=」を入力

スクリーンショット-2015-07-08-10.13.56

 

その後に4月のシートを選び、4月シートのA1をクリックします。

スクリーンショット-2015-07-08-10.14.09

 

そうすると、参照の式「=’4月’!A1」が出来上がります。出来上がったらエンターを押します。それで参照の式が完成します。

スクリーンショット 2015-07-08 10.14.19

4月シートA1の値がなにもないと「0」と表示されますが、これでちゃんと出来ています。

たましに「にせ」と4月のシートA1に入力すると、5月のシートも自動で表示されます。

スクリーンショット 2015-07-08 10.14.49

 

スクリーンショット 2015-07-08 10.29.51

 

これで参照が出来上がりました。

参照はうまく使うことで手入力を大幅に減らしてミスを減らすことに繋がります!

 

 

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